认识“协同项目”的基本构成

协作项目开启的第一步，即是“定义项目”-“召集成员”，项目及成员准备完毕后，即可开始在项目内“明确待办”-“合理分工”-“跟进进展”，共同推送事项的进程，达成项目的预期目标。

我们先从几个概念入手：项目-成员-团队 - 阶段  - 任务，来理解项目的推进流程。

1. 项目

营销协同中的项目您可理解为一次营销campaign。

一个完整的营销项目中包含项目时间管理、项目成员管理、项目资产管理、项目目标管理、项目风险管理、项目沟通管理等。

飞书深诺BeyondClick营销项目协同模块将完整的营销项目管理流程及细节事项线上化，助力项目组成员信息互通，把控项目整体执行进度及预警可能产生的风险。

2. 如何管理项目成员？

项目成员的引入是协作开启的标志，也往往是协作的第一步。下面我带大家了解如何管理项目内成员。

2.1 创建团队

选择您要管理的项目，进入项目成员管理，即可管理项目成员。

项目成员管理包含“邀请成员加入” “移除成员” “管理成员权限”。

2.2 邀请协作成员

在项目详情内点击右上角“邀请成员”，即可进行项目成员的邀请。您可为邀请的协作成员编辑其角色和权限。

2.3 成员权限管理

团队内成员的属性主要由“角色”及“项目权限”构成。

“角色”决定了该成员在项目内的分工。角色属性可在后续的实际业务流程中应用。例如限制仅AM角色可发起Brief的创建，其他角色无法完成。

而“项目权限”则是定义了该成员在协作项目内的管理权限。在BeyondClick协同项目中，项目成员权限分为“管理者”“可操作”“仅浏览”三种。

• 管理者：拥有对一个项目的最高控制权限。项目创建人默认为最初的管理者，管理者权限可以转移或共享。管理者可归档和删除项目，可以选择项目的共享范围，可修改成员的角色和权限，可定义协作流程和节点。

• 可操作：项目中最常见的角色，可以自由编辑项目内容，甚至修改、删除他人创建的列表和流程。但他们的操作行为会项目日志记录，方便随时追溯。

• 仅浏览（观察员）：将成员设置为“仅浏览”后，该成员不可编辑项目内看板/流程及任务，但可对项目整体推进事项及进度进行查看、评论、项目文档的导入导出。

3. “优化代投”协作流程概览

“优化代投”是一个常见的“工作流类型”协同项目。

除基础的项目成员管理，项目空间管理外，“优化代投”协作流程中的另一个重要环节即为“流程模板”管理。

运用模板完成流程搭建

平台提供了固定模板（模板库）与自定义模板两种选项。

针对一些常见垂直场景（例如优化代投），平台提供了固定模板直接供平台用户使用。

模板由【阶段】-【阶段下任务】-【任务流转流程】三大基本单元构成。

4. 阶段

默认的优化代投阶段分为“投前需求pitch阶段”-“MediaPlan制作及确认阶段”-”投放阶段“-”投后结案阶段“组成。用户可直接使用默认阶段或在模板基础上自由对阶段进行编辑变更。

5. 任务

任务为项目流转阶段中的具体执行事项。

任务可由项目中任意具有操作权限的成员发起，并指定任务执行人，任务执行周期（时间管理），任务描述，任务审批流，任务交付物。

解决的痛点：

• 信息不对称（项目负责人不清楚每个人的工作），了解进度，往往需要“被动沟通”，反反复复很低效；

• 职责边界模糊，彼此间不知道对方的工作情况，可能出现工作重合，交接出错等情况。后面产生纠纷也难以追溯。

任务驱动协同的好处：

• 方便管理者从全局掌握工作流程的进度，及时发现阻塞问题，保证项目能高效、稳定的推进；

• 方便执行者进行线上协作，尤其适用于跨部门、跨地域的团队协作方式；

• 指派到人，追踪到期

每张项目/任务卡片都能指派到具体的人头上，还能为该任务设置截止日期，罗列任务清单，让每个人的责任都清晰明确。

任务的多种视图形式

5.1任务看板

协作任务看板是专注看板视图的项目协作工具。

旨在让项目成员建立共享视觉，实时同步日常工作或项目开展中产生的各种任务/行动/资料，帮助团队快速发现并解决阻塞问题，促进团队协作向好改善。

为什么需要任务看板

• 对于日常工作：谁，每天在做什么事，进度如何，有没有遇到问题。这些事，都可以在任务看板上一目了然。

• 对于项目协作：当前的业务流程是否顺畅，常出现问题的环节是哪里，遇到纠纷怎么追溯责任。这些事，都可以通过任务看板观察和改进。

任务看板可视化呈现工作中的人（责任人）、事（具体任务）、物（生产资料）和项目进度；打破信息壁垒，快速发现问题，帮助团队持续改善协作方式，达成目标。

5.2 任务列表

任务的多种类型

5.3 无需审批型任务

该类型任务旨在执行。不设置审批流，对项目重点事项进行记录&交付，便于项目组内成员复盘及项目资产的存档。

例如：素材交付任务。

制定好“素材交付”的待办事项，约定双方于XX时间点交付XX标准的XX类型素材及数量。不涉及审核，仅做交付存档及时间管理。

则可应用该类型任务模板。

5.4 审批型任务

该类型任务在于双方对同一个事项的确认。

旨在将重点信息的确认和对齐线上化，例如投放前Brief的确认，投放中成效报表要求的确认，投放后结案材料的确认等。此类重点信息存在多次沟通、变更频繁、修改版本繁多的问题，若双方理解不一致，将对项目的执行效率产生严重影响。

审批型任务包含三个主要人员：

5.4.1 任务创建人

即谁创建了这个待办事项，创建人可对事项进行描述。指定执行人，执行时间，审核人，审核时间等。

5.4.2 任务执行人

接收到需执行任务的人员。

任务执行人可按创建人要求对任务进行应答，支持“接受”“拒绝”和“回退”。

若接受任务，则需对任务中的关键信息在指定时间前进行交付，交由“任务审核人”审核。“执行人”有权指定“审核时间”。

若拒绝任务，则需给出合理的拒绝理由。

回退任务，表示任务中有描述的不够清晰的地方或缺少了必要信息，该任务将退回上一步，即回到创建人。回退操作同样需要给出回退的理由。

无论执行人点击了哪个操作按钮，其操作日志均会在平台上得到记录。且项目的通知能力会将执行人的决策通过邮件、站内信、IM群聊机器人推送给项目组成员知晓。确保项目组内信息透明。

5.4.3 任务审批人

审批人负责对“任务执行人”的交付结果进行审核确认。

审批人应当在审批截止日期前给出审核结果。

审批结果包含“通过审批”“驳回审批”“直接修改”和”回退“。

通过审批，指”审批人“认可”执行人“的交付结果，通过审批后，该任务办结。状态变更为”已完成“。系统将自动生成一份”项目文档“，并保留至”项目文档“中进行统一管理。

回退，指“审批人”认为“执行人”的操作需要优化，为了更高效的进行信息传达，“审批人”在回退时，需给出“回退原因”。

“驳回审批”，指“执行人”不认可“执行人”的交付结果，且该事项无需继续了。该事项直接关闭。

“修改任务”，指“审批人”在审批时发现了交付中的明显错误，且“审批人”直接在原任务上发起了修改。此时需注意，因审批型任务旨在让双方对齐信息，所以当“审批人”直接修改任务内容时，其身份已变更为任务的“新执行人”，而“原执行人”则变更为“新审批人”。”原审批人“修改并提交任务后，”新审批人“需对修改内容进行二次确认，确保双方均认可修改结果。

6. 项目风险管理

通过统一面板管理项目下各事项的办结状态，全局视野，一目了然。

第一时间发现阻塞点，及时疏通，提高效率，降低风险。将零散的工作信息在看板上汇聚一处，方便团队实时查阅、事后追溯、长期存档。

待办事项有催办机制，可精准提醒到人。平台亦打通了多个IM群聊，可将催办事项提醒至群聊，督促执行人办结。

7. 项目资产管理

通过统一页面管理项目下的重要资产及交付物，便于管理及追踪。

8. 营销协作进阶玩法

群机器人

添加群机器人至协作平台，运用机器人自动推送消息至群聊。助力您实时关注事项进展。

当前协作平台支持的群机器人平台渠道包含：企微、飞书、钉钉。

您可在您常用的工作IM群组创建机器人，并添加至平台群机器人管理页面中。

若有任意事项指向您时，或您提出的事项状态发生变更时，则群机器人立即触发并推送最新的进展至群聊。打通协同平台&工作群。帮助项目组成员知悉事项进展。

您在群聊里收到提醒后，即可点击机器人推送的消息体回到平台，查看更详细的信息。